Hur man använder Dropbox i arbetsprocessen

Dropbox

Hur kan Dropbox göra mitt arbetsflöde smidigare? Det är något som är enklare än vad man kan tro och kan hjälpa dig i ditt dagliga arbete. Vad är Dropbox och molntjänster egentligen och hur kan det hjälpa mig?

Den här artikeln handlar inte så mycket om typografi eller typsnitt utan är mest som en vägledning för din arbetsprocess rent generellt. Jag var själv både skeptisk och förbyllad över vad Dropbox var inledningsvis. Därför skriver jag nu ihop den här artikeln i hopp om att sprida kunskapens ljus över Dropbox och andra molntjänster för den delen.

Dropbox är ett hjälpprogram man installerar på sin dator och som sedan automatiskt kopierar filer från en avsedd folder till en onlineserver via Internet. Servern, ”Molnet”, håller sedan kopior av dina filer och uppdaterar konstant dessa filer så fort du sparar en ny version. Det är som en spegel av din dator. Någon som kommer ihåg Mainframesystem och terminaldatorn?

Hur kan Dropbox hjälpa mig?

Kommer  alla mina filer hamna på någon server istället för på min dator?

Dropbox kan alltså fungera som en ständigt uppdaterad backup (förutsatt att din dator är uppkopplad mot Internet). Men det är inte allt. Om du har en till dator, hemma till exempel, så kan samma filer uppdateras på den datorn med. Exakt samtidigt. Det betyder att du kan spara ditt arbete, gå från jobbet och fortsätta arbeta hemma, i din smartphone eller på en iPad. Mycket smidigt.Andra fördelar är att Dropbox (betaltjänstnivå), liksom Time Machine på macken, sparar versioner av dina filer. Du kan lätt återskapa äldre kopior ifall du till exempel har sparat något felaktigt.

Hur ordnar jag att arbetsmappen synkar med Dropbox?

När du installerar Dropbox skapar programmet den folder (”Dropbox”) som synkar mot Molnet. Flytta över dina arbetsfiler och vad du vill ha säkrat till den foldern. Låt Dropbox kopiera upp alla dina filer. Har du mycket data kommer det ta ett tag. En idé kan vara att bara kopiera över din mest aktuella arbetsfolder först och vänta med de mer inaktuella.

Hur du kommer igång:
  1. Ladda ner Dropbox-installeraren
  2. Installera Dropbox på din dator och lokalisera din Dropboxfolder.
  3. Flytta suggsessivt över dina projekt till den foldern.
  4. Du kan arbeta vidare med dina filer och skapa nya i Dropboxfoldern. Under tiden kopieras filerna upp till Molnet.

Jag har massor med jobb jag vill ha på Dropbox, räcker utrymmet?

Du får, helt gratis, 5GB utrymme i Molnet. Det kan räcka för de flesta och man kanske kan nöja sig med att bara arbeta med de mest aktuella jobben via Dropbox och helt enkelt spara de äldre projekten lokalt på en backupdisk. Personligen betalar jag gärna för lyxen att ha de flesta av mina projekt på Dropbox och har arbetsfolder, dokument och andra resurser tillgängligt på min MacBook Pro, Mac Pro och iPhone och iPad (Apple geek javisst).

Vi är flera som vill dela arbetsfiler

Linda frågar i ett email: “Hej Vi är en sluten grupp på cirka 30 personer som ska dela dokument (främst mötesprotokoll och ppt-presentationer). Alla i gruppen ska kunna nå protokoll mm. Vad kan Dropbox erbjuda? Hur styrs behörigheten? Ska alla “ansluta” sig till Dropbox? Begränsningar?”

Om alla ansluter sig till Dropbox (gratis) kan man dela och synka en gemensam folder till allas datorer samtidigt.
 Alternativt kan man också starta upp bara ett konto och sedan kan alla ladda upp och komma åt filerna via webbgränssnittet. Där är jag lite osäker på vad som händer om flera vill logga in samtidigt och det gäller även om det är flera som arbetar på samma dokument samtidigt. Det finns ingen spärr för att det ska ske, vad jag vet. Då måste man kanske ha Dropbox för Business som är ganska dyrt. €12/person och månad.

 

Jag hoppas att det här kan skingra några av frågorna kring Dropbox och hur lätt det är att utnyttja det här systemet. För att du nu inte ska tro att jag har något särskillt intresse i företaget så ska jag berätta att  det finns även andra liknande molntjänster att använda. Adobe Creative Cloud, Apple iCloud, Google Drive och flera webbhotell som till exempel One.com har börjat med molntjänster också.

Mer om Dropbox möjligheter (eng)
Dropbox lite mer förklarat (eng)
För den som gillar att verkligen modifiera
sitt uppkopplade liv: IFTTT

 

Har du något eget sätt att arbeta med Dropbox eller tycker du jag har glömt att nämna något? Skriv gärna en kommentar.